KVKK Veri Sahibi Başvuru Prosedürü

1 AMAÇ

Veri Sahibi Başvuru Prosedürü (“Prosedür”), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve 30356 sayılı Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ kapsamında Eskişehir Doğalgaz Dağıtım A.Ş.’e (“Esgaz”) gelen ilgili kişi başvuruları, başvuruların kabulü, incelenmesi, reddedilmesi ve yanıtlama süreçlerinin tanımlanması amacıyla hazırlanmıştır.

2 KAPSAM

Bu prosedürün kapsamı kanun uyarınca kişisel veri ve özel nitelikli kişisel veri tanımlarına istinaden, ilgili kişilerden gelen taleplerin değerlendirilmesidir.

3 GENEL KURALLAR

3.1 BAŞVURU HAKKI VE USULÜ

İlgili kişi, Kanunun 11 inci maddesinde belirtilen hakları kapsamında ilgili tebliğe uygun olarak taleplerini Türkçe olarak iletmek ve talebin içerisinde aşağıda belirtilen bilgiler eksiksiz olarak bulunmak zorundadır. Aksi takdirde Esgaz talebi gerekçesini açıklayarak reddedebilir.

•  Ad, soyadı; başvuru yazılı ise imza,
•  Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu,
• pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
•  Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
•  Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
•  Talep konusu detayı.

Yukarıda belirtilenlere ilaveten, talep içerisine konuya ilişkin bilgi ve belgeler eklenebilir.

3.1.1 Başvuru Kanalları

İlgili kişi, KVKK 11. madde kapsamındaki taleplerini ilgili tebliğe uygun olarak aşağıda belirtilen kanallardan birisi ile gerçekleştirir.

Elden Şahsen Yapılan Başvuru

Elden başvurularda, kişinin başvurusu, kimlik teyidinin yapılması halinde kabul edilir. Başvuruyu alan çalışan, kimlik kontrolünü gerçekleştirdikten sonra, kimlik teyidinin yapıldığını form üzerinde belirtir. Bu kanalla yapılan başvurular sadece Esgaz Muhaberat birimi tarafından teslim alınır ve Esgaz KVKK Kurulu’na cevap yazısı hazırlanmak üzere iletilir.

Kayıtlı Elektronik Posta Adresine Yapılan Başvuru

İlgili kişi tarafından Esgaz’ın kayıtlı elektronik posta adresine (“KEP”), esgaz@hs02.kep.tr, yapılan başvurular, Esgaz’ın Müşteri Hizmetleri birimi tarafından teslim alınır ve cevap yazısı hazırlanmak üzere Esgaz KVKK Kurulu’na iletilir. Bu kanalla yapılan başvurular yalnızca ilgili kişinin kep adresi üzerinden yapılması gerekmektedir ve ayrıca kimlik teyidi yapılmasına gerek yoktur.

E-İmza veya Mobil İmza ile Yapılan Başvuru

İlgili kişi tarafından Esgaz’ın kvk@esgaz.com.tr e-posta adresine elektronik imzalı ve/veya mobil imza ile yapılan başvurular, Esgaz KVKK Kurulu tarafından karşılanır. Gönderilen başvuru formu üzerinde bulunan elektronik imza güvenli elektronik imza uygulaması ile dosyanın imzalı olup olmadığı kontrol edilir ve kimlik teyidi ardından sonra başvuru kabul edilir, başvuru kurula iletilir. Güvenli elektronik imza uygulaması ile imza doğrulanamıyor ise ilgili kişi yazılı kanallara yönlendirilir.

Şahsi E-posta Adresi Üzerinden Yapılan Başvuru

İlgili kişi tarafından Esgaz’a daha önce bildirilen ve Esgaz’ın kvk@esgaz.com.tr e-posta adresine yapılan başvurular, Esgaz KVKK Kurulu tarafından karşılanır ve ilgili birim ya da kurul tarafından e-posta adresinin sistemde kayıtlı olup olmadığı kontrol edilir. Kayıtlı ise kurul tarafında cevap yazısı hazırlanır, kayıtlı değil ise “Uygun Kanala Yönlendirme Şablonu” ile dönüş yapılır.

3.1.2 Diğer Kanallar Üzerinden Gelen Başvurular

İlgili kişinin KVKK 11. madde kapsamındaki taleplerini yukarıda belirtilen kanallardan farklı kanallar üzerinden iletmesi durumunda, Esgaz KVKK Kurulu tarafından “Uygun Kanala Yönlendirme Şablonu” ile ilgili kişiyi yazılı kanallara yönlendirilir.

3.2 KİMLİK TEYİDİ

Yukarıda belirtilen yazılı kanallardan gelen talepler karşılanmadan önce mutlaka kimlik teyidi aşağıdaki tabloda belirtilen yöntemlerle yapılır.

Başvuru Kanalı	Kimlik Teyidi Yöntemi	İlgili Ekip
Elden Şahsen	Kimlik kontrolü yapılarak teyit edilir ve forma kimlik kontrolünün yapıldığı ilgili personel tarafından özel olarak belirtilir	Muhaberat
KEP	İlgili kişinin kep adresinden başvuru geldiği için ayrıca kimlik teyidi yapılmasına gerek yoktur.	Müşteri Hizmetleri
Şahsi E-posta Üzerinden Elektronik İmza veya Mobil İmz	Gönderilen başvuru formu üzerinde bulunan elektronik imza güvenli elektronik imza uygulaması ile dosyanın imzalı olup olmadığı kontrol edilir. Güvenli elektronik imza uygulaması ile imza doğrulanamıyor ise veya form mobil imza ile gönderildiyse, ilgili kişi uygun kanallara yönlendirilir.	Esgaz KVKK Kurulu
Şahsi E-posta Üzerinden	Esgaz’da kayıtlı olan e-posta adreslerinden biri olup olmadığı kontrol edilir.	Esgaz KVKK Kurulu

3.3 BAŞVURUNUN İNCELENMESİ

3.3.1 Esgaz KVKK Kurulu

•  Talebe ilişkin kimlik teyidinin yapıldığını kontrol eder.
•  Talebi inceler.
•  Talebin standart talep olarak sınıflandırılan bilgi talebi, bilgi değişikliği talebi ve silme
• taleplerinden herhangi biri olup olmadığını kontrol eder.
•  Talep standart bir talep ise kişisel verisi işlenen gerçek kişinin hangi gruba (müşteri,
• çalışan, 3.taraf vb.) girdiğini, ilgili ekibin desteği ile tespit eder.

3.4 BAŞVURULARA YANIT SÜRECİ VE SONRASI

Esgaz tarafından başvurulara yanıt vermekle yetkilendirilmiş olan Kurul talebi;

• Niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde,
• Ücretsiz olarak (10 sayfaya kadar olan cevaplarda),
• İlgili kişinin talebine istinaden yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirerek

sonuçlandırır.

Aşağıdaki tabloda belirtilen başvuru konusuna göre standart yanıt şablonlarından uygun olanı seçerek veri sahibine dönüş sağlar.

Veri Sahibi	Başvuru Konusu	İlgili Standart Şablon
İlgili Kişi	Esgaz’da tutulan kişisel verilerin neler olduğu, hangi amaçla işlendiği, 3.taraf aktarımları vb. bilgi talepleri	Müşteri Taleplerine Yanıt Şablonu-Bilgi Talebi (EK-5)
İlgili Kişi	Esgaz’da tutulan kişisel verilerin düzeltilmesi ve /veya güncellenmesi ile ilgili talepler	Müşteri Taleplerine Yanıt Şablonu-Güncelleme Talebi (EK-5)
İlgili Kişi	Esgaz’da tutulan kişisel verilerin silinmesi ile ilgili talepler	Müşteri Taleplerine Yanıt Şablonu-Silme Talebi (EK-5)
İlgili Kişi	Esgaz’da tutulan kişisel verilerin neler olduğu, hangi amaçla işlendiği, 3.taraf aktarımları, düzeltme, silme vb. talepler içerisinde eksik bilgi içeren talepler	Eksik Bilgi Yanıt Şablonu (EK4)
İlgili Kişi	Olumsuz yanıt verilecek talepler (Silme talebi olup kanunen saklanması gereken talepler vb.)	EK-3 (Olumsuz Dönüş Şablonu)

Standart olmayan tüm talepler KVKK Kurulu tarafından ayrıca değerlendirmeye tabi tutulmaktadır. KVKK Kurulu:

• Talebi inceler,
• Talebe istinaden ilgili birimlerle toplantıları gerçekleştirir,
• Talebe uygun cevabı hazırlar.

İlgili kişinin başvurusuna yazılı olarak cevap verilecekse;

On sayfaya kadar ücret alınmaz. On sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk Lirası işlem ücreti alınabilir. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde Esgaz tarafından talep edilebilecek ücret, kayıt ortamının maliyetini geçemez. Başvurunun, Esgaz’ın hatasından kaynaklanması hâlinde alınan ücret ilgiliye iade edilir.

İlgili Ekler

• EK-1 Başvuru Formu
• EK-2 Yazılı Kanala Yönlendirme Şablonu
• EK-3 Olumsuz Dönüş Şablonu
• EK-4 Eksik Bilgi Yanıt Şablonu
• EK-5 Müşteri Taleplerine Yanıt Şablonu[A1]

4 YAPTIRIM

Bu politikanın ihlali durumunda, KVKK Kurulu derhal haberdar edilmelidir. Esgaz, kendi takdirine bağlı olarak, politikayı ihlal eden kişiler için disiplin cezası uygulama, iş akitlerini feshetme, askıya alma veya yargı yoluna başvurma ve politikayı ihlal eden ve kişisel verilerin korunması ile alakalı diğer gereklilikleri yerine getirmeyen kişiler ile alakalı iddiada bulunma hakkını saklı tutar.

5 GÖZDEN GEÇİRME

Bu politika yıllık olarak ve gereken durumlarda gözden geçirilmelidir.

6 POLİTİKANIN DAĞITILMASI

Bu politika, Esgaz tarafından bütün çalışanların ulaşabileceği bir ortamda yayınlanmalı ve tüm çalışanlar bilgilendirilmelidir.